E-CoVar Charte d’utilisation et d’engagement

a. Le contexte
Les partenaires signataires du Schéma départemental des services aux familles du Var 2020-2023 ont inscrits dans la feuille de route la création d’une plateforme collaborative (SDSF). En parallèle, la Caf du Var lance le premier challenge Caf&Co en avril 2021. C’est ainsi que le réseau social E-CoVar, lauréat du challenge innovation Caf&Co a vu le jour : une idée originale imaginée par la Communauté de communes de Pays de Fayence, les associations « Les petits débrouillards » et « Coridys ».
Le projet E-CoVar est né du besoin des acteurs sur les territoires:

d’être réactifs dans les réponses à apporter aux usagers et aux familles, que ce soit dans la réponse directe à l’usager mais aussi dans le montage d’actions collectives de savoir « qui fait quoi » de disposer d’un outil partagé pour s’identifier et se mettre en lien facilement et rapidement entre professionnels.
b. Les objectifs de la plateforme
La plateforme partenariale E-CoVar doit permettre d’échanger, de coopérer et d’innover facilement :

• Connaître les acteurs

• Connaître les actions sur les territoires selon les thématiques

• Rechercher des compétences et des complémentarités pour faire émerger une action

• Savoir vers qui orienter les familles

• Échanger directement et spontanément avec les personnes ou structures identifiées

• Poser une question à une communauté

• Créer un groupe de travail facilement
L’ambition départementale des signataires du SDSF est que les coopérations puissent s’organiser au plus près des parcours vécus par les familles, les enfants et les jeunes au quotidien.
Le public ciblé pour l’utilisation de cet outil sont les partenaires institutionnels signataires du SDSF et tous les professionnels de terrain s’inscrivant dans les orientations du SDSF, souhaitant participer à une dynamique de réseau pour une amélioration en continu des services.
c. Les objectifs de la charte
La charte doit permettre de définir :

• les rôles (droits et devoirs) de chacun

• les critères d’adhésion et de suppression d’un membre

• les usages conformes et proscrits

• la charte de l’utilisateur

• les modalités de modérations

• les modalités d’expérimentation et d’évaluation

• des temps de regroupement collectif (sans devenir chronophage)

a. Les Membres utilisateurs
En tant qu’utilisateur de la page « E-CoVar » vous reconnaissez avoir pris connaissance de la charte d’utilisateur accessible sur la présente page « E-CoVar », vous vous engagez notamment à :

• Respecter la charte utilisateur

• Être actif sur plateforme et se connecter au moins une fois par trimestre

• Signaler du contenu si celui-ci s’avère inadéquat

• Ne pas publier de contributions contraires aux lois, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ;

• Ne pas publier de contributions à caractère répétitif ;

• Ne pas publier de publicité ou exercer d’activité commerciale ;

• Ne pas tenir de propos violents, vulgaires, diffamatoires, ou injurieux ;

• Se réserve un usage professionnel de la plateforme uniquement

• Utiliser un langage correct et compréhensible.

• Diffuser la plateforme auprès de ses partenaires
De plus, vous reconnaissez la possibilité pour le modérateur de cette page « E-CoVar » de contrôler les contributions et de supprimer à tout moment, toute contribution qui ne respecterait pas la charte d’utilisation accessible dans l’onglet « charte utilisateur » et/ou de bannir votre compte.
b. Les administrateurs modérateurs

Les administrateurs/modérateurs sont des membres volontaires du réseau de la plateforme, ils s’engagent sur une durée annuelle.

Pour devenir administrateurs / modérateurs il faut faire acte de candidature et être accepté par la majorité des membres.

Le groupe d’administration propose une diversité dans les compétences, les territoires et les métiers.

Un administrateur / modérateur s’engage à :

• modérer le contenu de la plateforme (voir page « Modération »)

• diffuser la plateforme auprès de ses partenaires

• inviter ses partenaires à s’inscrire sur E-CoVar

• respecter les mêmes règles d’usage qu’un membre

• contribuer à la conduite de l’évaluation de la plateforme et coordonner le suivi du fonctionnement de la plateforme
Un administrateur / modérateur n’a pas le droit de supprimer un membre sans avoir concerté le groupe d’administrateur.

La suppression est une action qui relève donc d’une décision collective par le groupe des administrateurs/modérateurs.

En cas de non-respect de ses engagements l’administrateur s’expose à être exclu du groupe d’administration par décision collective du groupe d’administrateurs/modérateurs.

Les administrateurs se réunissent 2 fois par an : pour un point intermédiaire et un bilan annuel ; de préférence, avant le COPIL SDSF. Ils pourront organiser des points intermédiaires autant que de besoin.
Pour la première année, le groupe de modérateurs est composé par :

– Pour la Caf : 2 conseillères en développement de territoire – 2 conseillères en développement thématique – le service informatique – le service “communication”, un travailleur social

– Les partenaires SDSF : L’UDAF Var, la Communauté de communes de Pays de Fayence, Chapi Chapo, les Petits débrouillards.

– L’évaluation permettra d’ajuster si besoin la constitution et les modalités de fonctionnement.
c. Les super administrateurs
Les super administrateurs sont des acteurs en lien avec la maintenance fonctionnelle et technique du site, actuellement infrastructure WordPress. Ils ont pour objectifs de faire évoluer les fonctionnalités de l’application et d’accompagner les utilisateurs aux dysfonctionnements rencontrés. Ces prestations sont couvertes par un contrat de maintenance souscrit par la Caf du Var.

Un référent local, Caf du Var, sera nommé, super administrateur pour accompagner le prestataire de la maintenance dans l’administration du Cloud (gestion de l’espace de stockage, certificat, abonnement …etc).

 

Une landing page présente la page E-CoVar, celle-ci est accessible de manière libre par tous.
Pour être membre utilisateur du réseau social, il faut s’inscrire et créer son compte*.
Le public ciblé pour l’utilisation de cet outil sont les partenaires institutionnels signataires du SDSF et tous les professionnels de terrains s’inscrivant dans les orientations du SDSF, souhaitant participer à une dynamique de réseau pour une amélioration en continu des services rendus à toutes les familles varoises et de leurs enfants entre 0 et 25 ans.
Pour se connecter à la plateforme :

• se rendre sur la landing page E-CoVar

• cliquer sur “se connecter”

• créer son compte
L’utilisateurs doit conserver ses identifiants de connexion à la plateforme pour y accéder de manière fluide. Le nombre de comptes par structure devra être limité.

 

 

La modération est réalisée par le groupe d’administrateurs.

Concrètement, la modération consiste à :

• vérifier, filtrer et supprimer les propos inadéquats ;

• modérer les profils publics des utilisateurs (pas de modération sur les discussions privées)

• supprimer un compte sur demande de l’utilisateur ou s’il n’est pas conforme à la charte
En ce sens, un contenu sera supprimé s’il contient :

• des propos déplacés, injurieux, contenu inapproprié…

• des propos contraires à la charte de l’utilisateur

• des discussions privées et non professionnelles
Les modérateurs peuvent s’appuyer sur le groupe en cas de besoin grâce au canal de discussion dédié.

La modération sera d’abord expérimentée afin de pouvoir évaluer les besoins de modération et le temps nécessaire à sa réalisation.

Le signalement d’un contenu est rendu possible pour tout membre de la plateforme, afin de faciliter la vérification des administrateurs.

 

 

L’utilisation du réseau social E-CoVar est réservée à un usage professionnel exclusivement.

Il faut signer la charte de l’utilisateur afin d’utiliser la plateforme et en respecter les règles d’usages.

En cas de non-respect d’une des clauses les conséquences seront un avertissement par un administrateur et/ou une exclusion selon le cas.

Pour ne plus être membre de la plateforme, il faudra contacter le support ou les modérateurs, et en faire la demande par email.

Les données et contributions seront conservées par la CAF, sauf cas contraire où la demande de suppression des données est formulée. Auquel cas la suppression du compte entraine automatiquement la suppression des éléments liés à celui-ci.
Votre responsabilité personnelle sera engagée sur le point suivant auquel les modérateurs seront particulièrement vigilants :

– Vous ne devez échanger aucune donnée à caractère personnel via les espaces collaboratifs ou sociales de la plateforme (Pour rappel, une donnée est personnelle quand elle peut être liée, directement ou indirectement avec une personne physique). Seules des données de gestion administrative, de comptabilité générale, des calendriers/planning d’actions, des indicateurs et des statistiques, des informations techniques ou des documents à diffusion publique, peuvent être actuellement partagées sur la plateforme E-CoVar.

 

 

La durée d’expérimentation est fixée pour un an.
Elle sera prise en charge par le groupe d’administrateurs/modérateurs :

– Temps d’échange pour la première année : à 2 mois puis à 6 mois.

– La fréquence pourra être réajustée. Pour autant, elle devra être raisonnable et prendre en compte le poids de charge des équipes.

– Mise en place d’un outil collaboratif de suggestions d’améliorations (document de recettage pour la phase de test).
L’évaluation d’E-CoVar :

La première évaluation pourra porter sur l’utilisation de la plateforme :

– pertinence globale, pertinence des fonctionnalités, usages, périmètres thématiques etc

– la charge de travail d’un administrateur /de la modération.
En année 2, l’évaluation pourra porter sur l’impact de l’outil (le partenariat, la mise en réseau, le développement d’actions etc.)

Le copil SDSF sera l’instance de restitution et de validation.